Assistante, Assistant Du Vice-recteur / de La

Titre du poste : Assistante, assistant du vice-recteur / de la vice-rectrice
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Vice-rectorat à la recherche, à la création et à la diffusion (6101)

Groupe d'emploi : Soutien administratif (non syndiqué)

Statut : Poste permanent, régulier temps complet (35 heures / semaine)

Pavillon : D : Athanase-David

EXIGENCES NORMALES:
Scolarité : Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience : Six (6) années d’expérience pertinente

Autres:

• Bonne connaissance du français à l'oral et à l'écrit : Minimum de 75 % au test de français;
• Bonne connaissance des structures et du fonctionnement de l'UQAM.
• Dynamisme avec de fortes habiletés relationnelles.
• Capable de faire preuve de discrétion lorsque requis.
• Habileté dans la communication verbale et dans les relations interpersonnelles.
• Très bon sens de l'organisation

Salaire : Entre 44 200 $ et 65 962 $
Classement salarial : 7

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION:
Sous la direction du, de la supérieur-e immédiat-e exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du vice rectorat en son absence.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif):
Cette personne:

• Tient l’agenda du vice-recteur et du directeur exécutif et prend les dispositions s’y rattachant telles que la validation des rencontres, la modification de l’agenda en tenant compte des urgences, des priorités et des imprévus. Planifie et organise les déplacements du bureau du vice-rectorat, réserve l’hébergement et le transport;
• Prépare à l’avance les dossiers de réunion, d’événements, d’allocution, ou de représentation interne ou externe en fonction de l’agenda; assure, le cas échéant, les modifications et la mise en page des projets d’allocution du vice-recteur;
• Reçoit et filtre les appels téléphoniques provenant de personnes s’exprimant en langue française ou anglaise; note les messages, répond aux demandes d’information ou, selon le cas, effectue les recherches afin d’obtenir ou de transmettre les renseignements demandés. Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel des unités internes et des organismes externes à l’UQAM pour les dossiers relevant de sa compétence; donne de l’information, effectue des vérifications, dirige les personnes vers les sources appropriées; règle les problèmes ou les réfère à la personne désignée;
• Accueille les visiteuses, visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents pertinents; S’assure de la bonne tenue des lieux physique (suite et salles) du vice-rectorat afin d’y accueillir les invités du vice-recteur;
• Rédige des projets de lettres ou de courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumet à la signature du vice-recteur et du directeur exécutif;
• Soutient le directeur exécutif dans la préparation des dossiers destinés au Secrétariat des instances de l’Université (conseil d’administration, comité exécutif, etc.) ainsi qu’à d’autres instances;
• Offre un soutien administratif à la gestion de certains programmes en soutien à la recherche et aux stages étudiants
• Effectue diverses tâches en support à l'organisation de réunions telles des ateliers, des rencontres d’équipes, des conférences, des congrès, etc. Concilie les disponibilités, prépare l'ordre du jour, la convocation, la réservation de salles. Assure la préparation matérielle et technologique, la distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;
• Effectue des recherches et des vérifications sur divers documents (règlements, politiques, procédures, etc.) y compris dans les archives, courriels, dossiers communs afin de répondre aux informations demandées
• Remplit divers formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi; signe certains documents, lorsque permis par les normes et les procédures;
• Tient à jour le budget du vice-rectorat et s’assure de la conformité des transactions (sous la responsabilité du vice-recteur);
• Assume la responsabilité de l’approvisionnement en papeterie, du système de classement et effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques du bureau du vice-rectorat selon les normes du Service des archives et de la gestion des documents;
• Accomplit toutes autres tâches prévues à la fonction d’assistante, assistant du vice-recteur.