Description
DESKRIPSI PEKERJAAN
- Mencatat agenda pertemuan Direksi
- Mempersiapkan rapat/pertemuan Direksi, internal & eksternal, membuat notulen & mengarsipkannya, mengumpulkan laporan dari semua departemen untuk disajikan pada rapat internal bulanan perusahaan, membantu mengawasi tindaklanjutnya serta melaporkan kepada Direksi
- Menangani surat menyurat perusahaan dan mengarsipkannya
- Menerima, menyaring dan mendistribusikan dokumen masuk perusahaan
- Menerima dan menyaring telepon masuk perusahaan, terutama untuk Direksi
- Menerima dan menyaring tamu perusahaan khususnya untuk Direksi
- Menjadi mediator/perantara pihak-pihak yang berhubungan dengan Direksi
- Memproses pesanan bunga pemberian ucapan terima kasih, selamat, dukacita,dsb dari perusahaan ataupun pribadi Direksi
- Melakukan pengadaan kendaraan perusahaan atas permintaan Owner (Dirut)
- Membantu mengawasi pegadaan kebutuhan rumah tangga perusahaan, ATK & alat kantor lainnya, termasuk mengawasi persiapan pengadaan jamuan Direksi & staf kantor
- Mengkoordinir pemakaian kendaraan operasional perusahaan
- Pengadaan tiket perjalanan dinas Direksi & staf kantor yang bertugas
- Mengurus asuransi kendaraan perusahaan, penutupan asuransi & klaim asuransi kendaraan
- Memantau pemakain kartu kredit pribadi Pimpinan & Perusahaan
- Pekerjaan wajar lainnya yang ditugaskan Owner/Dirut.
- Mengatur penjadwalan service mobil pribadi, perpanjangan STNK mobil pribadi
- Mengatur jadwal meeting dan acara tahunan (acara pribadi dan kerjaan agar tidak bertabrakan)
- Mengatur rekening bank dan dokumen-dokumen investasi dan kredit-kredit (kredit ruko, jadwal pembayaran cicilan, jadwal pembayaran kartu kredit)
- Update harga dollar setiap hari
- Mencarikan penawaran kebutuhan barang mahal Direktur yang diluar otorisasi divisi pembelian seperti mesin besar, kendaraan dan barang elektronik yang mahal seperti projector, laptop untuk manager dan direksi, dsb.
- Filling kartu nama tamu-tamu Direktur dan masukkan ke database berdasarkan segmen untuk dijadikan seperti buku telpon online.
- Merangkum laporan-laporan dari para manager (laporan pemakaian bahan bulanan, laporan penjualan area Indonesia Barat, Indonesia Timur, laporan pengeluaran kas kecil per cabang)
- Mewakili Direktur untuk semua urusan yang bisa di surat kuasakan.
- Menyimpan dan mendata polis-polis asuransi termasuk jadwal pembayaran tetapnya.
KUALIFIKASI
- Pendidikan S1 semua jurusan.
- Wanita, usia maksimal 35 tahun.
- Lebih disukai mahir berbahasa Mandarin mínimal lisan.
- Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan.
- Pengalaman mínimal 1 tahun sebagai Personal Assistant atau Sekretaris Direktur.
- Mahir menggunakan aplikasi Ms. Office, mínimal Word, Excel, dan Power Point.
- Luwes dan memiliki kemampuan komunikasi verbal, tulisan dan interpersonal skill yang baik.
- Memiliki loyalitas yang tinggi, jujur, disiplin, rajin, cekatan dan mampu bekerja dalam tekanan.
- Bersedia bekerja lembur jika dibutuhkan.
- Mampu bekerja dalam team.
- Bersedia melakukan perjalanan dinas.
- Penempatan :Surabaya
- S1 Sekretaris
- Belum Menikah