Employé Administratif (H/F)

Poste de Niveau 3, Echelon 1, Coefficient 130 de la Convention collective nationale des entreprises de prévention et de sécurité

Qualités requises = Ponctualité, assiduité, sens de l'organisation, travail en équipe, réactivité, aisance relationnelle, bienveillance et patience (clients séniors fragiles et sensibles).

Compétences requises = Outils Office (Word, Excel, Outlook, etc.), Google Agenda (gestion des plannings collaborateurs, prise de RDV clientèle), aisance téléphonique, orthographe, adaptation aux logiciels métier.

Définition des missions générales:

• OPERATIONS ADMINISTRATIVES

Exécute des travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers préétablis, suivi de dossier administratifs, etc.) selon l'organisation de la structure ou du service.

Peut être en charge d'activités de reprographie et d'archivage.

Peut réaliser l'accueil de la structure.
- OPERATIONS D’ASSISTANAT COMMERCIAL

Réalise le traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai, etc.).

Communique à la clientèle des informations techniques sur les produits/services de l'entreprise.

Peut prospecter la clientèle et vendre des produits/services par téléphone.
- OPERATIONS D’ASSISTANAT DE DIRECTION

Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur, etc.) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, etc.).

Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel etc.) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.).

Peut coordonner une équipe.

-- COMPETENCES GENERALES:

• SAVOI-FAIRE DE BASE

Accueillir une clientèle

Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)

Assurer un accueil téléphonique

Constituer des dossiers administratifs

Enregistrer les données d'une commande

Établir un devis

Filtrer des appels téléphoniques

Indexer des dossiers et documents de référence

Organiser des déplacements professionnels

Organiser le planning d'un responsable, collaborateur

Préparer et organiser des réunions

Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Proposer des solutions correctives

Réaliser la gestion administrative des contrats

Réaliser la gestion administrative du courrier

Réaliser un suivi des dossiers clients, fournisseurs

Réaliser une étude technique et commerciale

Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

Renseigner un client

Saisir des documents numériques

Suivre des éléments de paiement de commandes

Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)

Transmettre des données techniques et commerciales

Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
- SAVOIRS DE BASE

Administration des ventes (ADV)

Droit commercial

Gestion administrative

Gestion comptable

Méthode de classement et d'archivage

Modalités d'accueil

Normes rédactionnelles

Organisation de la chaîne logistique

Outils bureautiques

Service Après-Vente (SAV)

Sténographie

Techniques de numérisation

Techniques de prise de notes

Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise,...)
- COMPETENCES SPECIFIQUES:

• SAVOI-FAIRE

Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

Archiver des documents de référence

Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité

Concevoir un tableau de bord

Construire un dossier professionnel

Coordonner l'activité d'une équipe

Définir des besoins en approvisionnement

Développer un portefeuille clients et prospects

Établir un contrat de vente

Étudier une demande client

Intervenir auprès d'une clientèle de collectivités / administration

Intervenir auprès d'une clientèle d'entreprises

Négocier un contrat

Organiser des actions de communication

Organiser la logistique des recrutements et des formations

Organiser une action commerciale

Préparer les commandes

Réaliser des travaux de reprographie

Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

Réaliser un suivi administratif du personnel

Réaliser un suivi d'activité

Réaliser un suivi statistique de l'activité

Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

Suivre l'état des stocks

Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- SAVOIRS

Logiciel de gestion clients

Organisation d'évènements

Prospection commerciale

Techniques de vente

Typolo