Descrição
O desafio da posição será:
Garantir produtividade aos executivos através da antecipação de demandas e ser o ponto focal para facilitar a relação com a diretoria de forma empática e eficiente e gerenciar seu tempo de forma a distribuir as diferentes demandas e garantir a qualidade no atendimento aos diretores.
Quais serão suas principais responsabilidades?
- Atende à Presidência e diretoria;
- Efetuar o recebimento e triagem de correspondências da presidência e diretoria;
- Organiza e divulga a agenda anual de reuniões de rotina do Presidente e diretores;
- Coordena e mantém acompanhamento das agendas de reuniões internas e externas, reservando locais, observando disponibilidade de horários e datas, marcando e desmarcando os atendimentos e compromissos, conforme necessidade;
- Mantém sintonia com as secretárias de outras entidades e gestores, de modo a atender da melhor maneira as diversas solicitações dos respectivos executivos;
- Providencia reserva de passagens aéreas nacionais e internacionais, passaporte, vistos, hospedagens e transfers, verificando datas, horários, preços, disponibilidade e demais detalhes da viagem. Faz também os relatórios de despesas de viagem;
- Faz relatório de reembolso de despesas diversas;
- Solicita reembolso médico;
- Administra a compra de mantimentos e materiais para a copa;
- Recepciona e anuncia visitantes;
- Efetua, recebe, faz triagem e encaminha chamadas telefônicas, nacionais e internacionais direcionadas aos executivos;
- Organiza e mantém arquivos de documentos;
- Organiza e mantém lista de contatos atualizada;
- Supervisiona as atividades da recepção e estagiária;
- Faz o trabalho de recepção e atendimento telefônico para a unidade Nações Unidas, quando da ausência da recepcionista;
- Aprova no sistema SAP pedidos de pagamentos dos subordinados diretos do Presidente e diretores;
- Efetua pedidos de compra e doação de bicicletas, acompanha o pagamento, faturamento, despacho e entrega;
- Confere e acompanha o pagamento das faturas referente aos serviços solicitados;
- Responsável pela conferência das despesas realizadas nos cartões corporativos dos diretores e presidente;
- Ensino Superior Completo;
- Experiência como Secretária (o) Executiva (o);
- Experiência com gestão de viagens;
- Inglês Avançado (escrita e fala);
- Experiência no sistema SAP;
Tempo de experiência: Entre 5 e 10 anos
Escolaridade Mínima: Ensino Superior
Idiomas:
- Inglês (Avançado)
- Participação nos lucros
- Vale-transporte
- Vale-refeição
- Vale-alimentação
- Desconto nos produtos da empresa
- Horário Flexível
- Auxílio creche
- Assistência odontológica
- Assistência médica
- GymPass
- Seguro de Vida
- Convênio Farmácia