Descrição
L'assistante de direction joue un rôle clé dans le soutien et la coordination des activités quotidiennes du directeur ou de la directrice. Elle est responsable de l'organisation efficace du bureau, de la gestion des communications et de la coordination des tâches administratives. Le poste exige une grande capacité d'adaptation, une excellente gestion du temps et des compétences en communication.
Responsabilités:
Gestion des communications:Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les demandes et prendre les messages.
Planifier et organiser les réunions, les rendez-vous et les événements professionnels du directeur ou de la directrice.
Organisation du bureau:Maintenir l'agenda du directeur ou de la directrice à jour en planifiant les réunions et les déplacements professionnels.
Préparer la documentation et les rapports nécessaires pour les réunions.
Effectuer la gestion des fichiers, le classement des documents et la tenue à jour des dossiers.
Coordination administrative:Assister le directeur ou la directrice dans la préparation des présentations et des documents professionnels.
Effectuer des recherches, compiler des informations et préparer des rapports sur des sujets spécifiques.
Coordonner les activités avec les autres départements et les partenaires externes.
Gestion des ressources:Gérer les fournitures de bureau, y compris la passation de commandes et le suivi des stocks.
Gérer les dépenses du bureau, y compris la préparation des bons de commande, des factures et des rapports de dépenses.
Confidentialité:Traiter les informations confidentielles avec tact, discrétion et professionnalisme.
Respecter les règles de confidentialité et les politiques de l'organisation.
Qualifications requises:
- Diplôme d'études supérieures en administration ou dans un domaine connexe
- Expérience préalable en tant qu'assistante de direction ou dans un rôle administratif similaire.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
- Maîtrise des logiciels de productivité tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Sens aigu de l'organisation, de la planification et de la gestion du temps.
- Aptitude à maintenir la confidentialité et à traiter les informations sensibles avec discrétion.
Type d'emploi : CDI