مدير مكتب الرئيس التنفيذي

وصف الوظيفة:
مدير مكتب الرئيس التنفيذي هو دور تنظيمي/تنسيقي/متابعة مع جانب تطويري واضح، هدفه ضمان أن الشغل يمشي بكفاءة وانتظام سواء كان الرئيس التنفيذي موجود أو غير موجود. المنصب مرتبط بشكل مباشر بـ تنظيم العمل والمهام داخل المكتب وضمان أن كل موظف يؤدي مهامه حسب الجدول والخطة، وكذلك تنظيم أعمال الرئيس التنفيذي من مواعيد واجتماعات واتصالات وأولويات، والتأكد أن قراراته تتحول إلى تنفيذ فعلي يتم متابعته حتى الإغلاق. بالإضافة لذلك، يقوم مدير المكتب بتطوير التشغيل بشكل مستمر عبر تحسين الإجراءات والأدوات وبناء نظام متابعة واضح يقلل التعطّل ويرفع الإنتاجية.

المهام:

• ضمان استمرارية سير العمل بكفاءة في المكتب في جميع الأوقات، سواء بوجود الرئيس التنفيذي أو غيابه، ومنع تعطل الملفات لأي سبب تنظيمي.
• تنظيم العمل والمهام داخل المكتب عبر وضع آلية متابعة واضحة (قوائم مهام/لوحات متابعة/تقارير) والتأكد من التزام الجميع بها.
• التأكد من أن كل موظف يؤدي مهامه حسب الجدول والخطة المعتمدة، مع متابعة الإنجاز والجودة والوقت، ومعالجة أي تعثر بسرعة عبر التنسيق وإزالة العوائق.
• تنظيم آلية توزيع المهام ومسارات المتابعة، وتوضيح المسؤوليات والمواعيد النهائية، والتأكد من إغلاق المهام فعليًا وليس الاكتفاء بالتحديثات.
• إدارة قائمة الأعمال والأولويات اليومية والأسبوعية وربطها بتوجيهات وأهداف الرئيس التنفيذي وتحديثها بشكل مستمر ورفع ما يتطلب قرارًا.
• تنظيم أعمال الرئيس التنفيذي بشكل كامل: إدارة المواعيد، ترتيب الاجتماعات، تنظيم الاتصالات، تجهيز الملفات قبل الاجتماعات، وترتيب الأولويات بما يخدم أهدافه اليومية والأسبوعية.
• ضمان أن كل اجتماع للرئيس التنفيذي له هدف واضح ومخرجات محددة، ثم تحويل المخرجات إلى مهام (Action Items) مع تحديد المسؤول والمدة ومتابعة التنفيذ حتى الإغلاق.
• ضمان انسيابية “سيستم” المكتب: ترتيب الإجراءات، الأرشفة، المراسلات، قوالب العمل، ومسارات الاعتماد؛ بحيث يكون التشغيل منظمًا وسهل المتابعة.
• متابعة تصعيدات العملاء للتأكد من استلام المشكلة وتحديد المسؤول وخطة الحل والمدة، والتأكد من الإغلاق وفق معايير الشركة وتحسين تجربة العميل.
• متابعة التحديات التشغيلية المتعلقة بالموظفين للتأكد من التعامل معها بشكل مهني وفق السياسة، وتقليل تكرارها عبر تحسين الإجراءات والتوجيه والمتابعة.
• متابعة الأمور المالية إشرافيًا من منظور الانضباط: التأكد من توفر التقارير الدورية في وقتها، ومتابعة التحصيل والمتأخرات والالتزامات، ورفع أي مؤشرات غير طبيعية للرئيس التنفيذي مع توصيات واضحة.
• إعداد تقارير متابعة للرئيس التنفيذي (يومي/أسبوعي حسب الحاجة) توضح ما تم إنجازه، ما المتعثر وأسبابه، ما يحتاج قرارًا، مع مؤشرات واضحة.
• اقتراح وتطبيق تحسينات عملية على أسلوب العمل داخل المكتب (إجراءات، نماذج، مسارات اعتماد، آليات متابعة) لتسريع الإنجاز وتقليل التعطيل.
• بناء وتوثيق إجراءات التشغيل (SOPs) للعمليات المتكررة، وضمان التزام الفريق بها ورفع جودة التنفيذ.
• تحسين أدوات التنظيم والمتابعة (تقويم مشترك، لوحات مهام، نماذج جاهزة) وضمان أن الفريق يستخدمها بشكل صحيح.
• تطوير مؤشرات أداء بسيطة لمتابعة الإنجاز والتأخير والشكاوى والتحصيل، ورفعها للإدارة بشكل دوري.
• تجهيز نظام تشغيل قابل للتوسع والاستدامة بحيث لا يتأثر العمل بتغير الأشخاص أو غياب الإدارة.

المهارات المطلوبة:

• خبرة مثبتة في دور تنظيمي/تشغيلي مشابه مثل: مدير مكتب تنفيذي، Chief of Staff، إدارة عمليات، مساعد مدير عام (يفضل 3 سنوات فأكثر).
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة (شرط أساسي).
• مهارة عالية جدًا في التنظيم والمتابعة الصارمة وإغلاق المهام، مع قدرة على ضبط إيقاع العمل اليومي للمكتب.
• قدرة ممتازة على ترتيب الأولويات وإدارة الوقت والعمل تحت الضغط وتعدد المهام دون فقدان الدقة.
• مهارات قوية في التنسيق بين أطراف متعددة وكتابة تقارير تنفيذية واضحة ومختصرة.
• مهارات تفاوض وحل مشاكل والتعامل مع التصعيدات باحتراف وهدوء.
• عقلية تطوير وتحسين مستمر (Operational Excellence): القدرة على تحويل الفوضى إلى نظام وبناء إجراءات قابلة للتطبيق والقياس.
• شخصية قيادية عملية وحازمة بأسلوب مهني، قادرة على توجيه الفريق للالتزام بالجدول دون صدام.
• فهم جيد للتقارير المالية التشغيلية للمتابعة الإشرافية والتنبيه المبكر (تحصيل/مصروفات/التزامات) دون اشتراط تخصص محاسبة.
• إجادة Microsoft Office/Google Workspace ويفضل أدوات إدارة المهام (Asana/Trello/Notion/Monday).

• خبرة عملية في نظام Zoho One شرط مفضل (preferred).:

• خبرة عملية في برنامج “دفترة” شرط مفضل (preferred).:

• أمانة وسرية عالية جدًا بحكم التعامل مع معلومات وملفات حساسة مرتبطة بالرئيس التنفيذي.

الراتب والمزايا:

• راتب أساسي: يُحدد حسب الخبرة والكفاءة بعد المقابلة.
• بدل سكن: متوفر.
• بدل نقل: متوفر.
• تأمين طبي: متوفر.
• عمولة/حوافز مرحلية على التطوير والإنجاز: مكافآت تُصرف على مراحل بناءً على تحقيق مستهدفات واضحة

تنبيه مهم للتقديم:
هذا منصب يعتمد على التنظيم والمتابعة واستمرارية التشغيل. التقديم فقط لمن تنطبق عليه المتطلبات بالكامل، وأي طلب لا يحقق الشروط الأساسية سيتم استبعاده مباشرة.

نوع الوظيفة: دوام كامل

سؤال (أسئلة) طلب التقدم:

• هل لديك خبرة في Zoho One؟
• اذكر خبرتك فقط في وظائف مشابهة لدور مدير مكتب تنفيذي/Chief of Staff/إدارة عمليات مكتب تنفيذي (وليس أي مجال آخر). اكتب بشكل مباشر: المسمى الوظيفي - اسم الجهة - مدة الخبرة - حجم الفريق الذي كنت تتابعه - أهم إنجازين قابلين للقياس.

تنبيه: عدم تحديد هذه المعلومات أو ذكر خبرات غير مرتبطة بالدور سيؤدي لاستبعاد الطلب
- في حال غياب الرئيس التنفيذي أسبوعين، ما هي الآلية العملية التي ستطبقها لضمان أن العمل يمشي بكفاءة وأن كل موظف