Administration Assistant (Perempuan)

Job grade: Clerical / Junior Support

Department:Human Resource & Administration Department

Location: Kota Damansara, Petaling Jaya

Main purposes of job:
Menyokong operasi pentadbiran dan sumber manusia secara asas termasuk dokumentasi, pengurusan rekod, penyediaan surat dan bantuan logistik supaya urusan HR berjalan lancar dan teratur.

Key tasks:
HR Operation - HR Data & Documentation, Recruitment & Onboarding, Staff Programme

1. Dokumentasi & FIling
2. Menyusun dan mengemaskini fail peribadi staf.
3. Mengimbas, menyalin dan menyimpan dokumen HR secara sistematik.
4. Menyediakan draf surat (lantikan, pengesahan, amaran, notis)

5. Membantu menyediakan dokumen untuk tandatangan pengurusan.

6. Pengurusan Rekod & Data

7. Mengemaskini data staf dalam sistem HR / Excel
8. Memantau rekod kehadiran dan cuti (rekod asas).
9. Menyemak kelengkapan dokumen staf baru.

10. Memuatnaik data staf baru untuk tujuan stamping.

11. Sokongan Payroll (Basic Level)

12. Mengumpul data kehadiran, cuti tanpa gaji, OT (jika ada).
13. Membantu penyediaan maklumat untuk payroll.

14. Memfailkan slip gaji dan dokumen berkaitan.

15. Sokongan Program & Latihan

16. Membantu logistik program latihan atau taklimat staf.
17. Menyediakan senarai kehadiran.
18. Mengurus bahan cetakan & sijil penyertaan.

Finance Operation (Basic)

1. Menyediakan, merekod dan memproses bayaran invois, resit dan tuntutan bayaran staf.

2. Membantu penyediaan rekod perbelanjaan program staf/pelajar.

Daily Operational Support & Company Documentation

1. Menjawab pertanyaan asas staf berkaitan borang & prosedur.

2. Mengurus surat masuk/keluar dan dokumen berkaitan HR/syarikat.

3. Memberi sokongan logistik untuk mesyuarat, temuduga & program staf.

4. Membuat inventori asas.

5. Membantu kerja-kerja pejabat seperti fotostat, binding, filing.

Qualification

• Minimum Diploma / STPM / SPM dengan pengalaman dalam pentadbiran.
• 1-2 tahun, fresh graduate boleh dipertimbangkan.

Skill Requirement

• Mahir Microsoft Office asas.
• Teliti dan kemas dalam filing.
• Mampu bekerja dengan arahan.
• Menjaga kerahsiaan dokumen syarikat.

Personal Characteristic

• Amanah dan berintegriti
• Rajin dan sistematik
• Cepat belajar
• Sopan dan profesional dalam berurusan

Job Types: Full-time, Permanent, Fresh graduate

Pay: RM1,700.00 - RM1,900.00 per month

Benefits:

• Opportunities for promotion
• Professional development

Education:

• STM/STPM (preferred)

Experience:

• Administrative: 2 years (preferred)

Work Location: In person